5 consecuencias de incumplir las obligaciones de facturación de un negocio

La facturación es un elemento crítico de la administración de cualquier negocio. Ya sea una compañía multinacional o un autónomo que presta servicios profesionales. ¿Por qué?

1. Las empresas deben emitir facturas por los servicios que realizan o los productos que venden y facilitárselas a sus clientes.
2. Los negocios deben registrar las facturas que reciben de sus proveedores.
3. La facturación es indispensable para realizar la contabilidad.
4. Incumplir las obligaciones de facturación conlleva sanciones tributarias y multas económicas que pueden lastrar los resultados de una empresa.

En este artículo, nos vamos a detener, precisamente, en el cuarto motivo, para explicar cuáles son las formas de incumplir las obligaciones de facturación y qué sanciones acarrea cada tipo de incumplimiento.

Además, vamos a abordar cómo pueden las empresas y los autónomos evitar los conflictos con la Administración tributaria y realizar su facturación de una forma sencilla y ágil, a la vez que cumplen con los requisitos normativos.

1. No cumplir todos los requisitos de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas

 

Nuestro ordenamiento jurídico está conformado por cientos de leyes, pero pocas normas generan más respeto entre el tejido productivo y la ciudadanía que la Ley General Tributaria (LGT). Esta normativa regula cómo se gestionan las obligaciones tributarias y, en particular, determina en qué consisten las infracciones y multas por incumplir las obligaciones de facturación.

El primer tipo de incumplimiento que figura en la LGT hace referencia a los negocios que no cumplan con los requisitos que el reglamento que regula la obligación de facturar exige en materia de:

• Expedición de facturas.
• Remisión de facturas.
• Rectificación de facturas.
• Conservación de facturas.

Si no se cumplen todos los requisitos en torno a la gestión de facturas y los documentos sustitutivos, las empresas y los profesionales estarán cometiendo una infracción tributaria grave.

Dicha infracción se sancionará con una multa económica cuya cuantía ascenderá al 1% del importe total de todas las operaciones relacionadas con las facturas expedidas, remitidas, rectificadas o conservadas de forma incorrecta.

De tal forma que, en función del volumen de negocio afectado, la sanción puede ascender a una cuantía notable.

2. No expedir o conservar facturas

La segunda forma de incumplir las obligaciones de facturación de un negocio se da cuando las empresas o los profesionales no expiden la factura de una operación económica o no conservan ni la factura ni la documentación justificativa o sustitutiva de la misma.

Al igual que en el caso anterior, estamos ante una infracción tributaria grave. Si embargo, el importe de la multa se duplica. De tal forma que incumplir las obligaciones de facturación de este apartado acarrea una multa del 2% del importe de todas las operaciones afectadas por el incumplimiento.

Como las facturas no se han emitido o conservado, puede darse el caso de que resulte imposible conocer el importe de las operaciones económicas. En caso de que esto suceda, la multa ascenderá a 300 euros por cada operación que se haya producido, pero para la que no se ha creado o conservado la pertinente factura.

3. Emitir facturas y documentos falseados

Incumplir las obligaciones de facturación de un negocio puede suponer una infracción muy grave cuando la empresa o el profesional sí emite una factura, pero lo hace incorporando datos falsos. De tal manera que el documento tergiverse la realidad en torno a las operaciones económicas a las que hace referencia.

Dada la gravedad de esta forma de incumplir las obligaciones de facturación, la LGT establece una multa del 75% de la cuantía global de todas las operaciones relacionadas con las facturas falseadas.

4. Incumplimientos relacionados con los impuestos especiales

La facturación juega un papel crítico en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), pero también se pueden incumplir las obligaciones de facturación en lo relacionado con documentos exigidos por las normas en vigor de los diferentes impuestos especiales que existen nuestro país.

Por ello, la Ley General Tributaria establece que expedir o utilizar de manera incorrecta los documentos de circulación relacionados con estos tributos supone una infracción leve. De ahí que la multa sea de 150 euros por cada documento que se ha emitido o empleado de manera deficiente.

5. Incumplir las obligaciones de facturación de forma sustancial

Finalmente, la ley contempla una sanción agravada para aquellos casos en los que no solo se ha procedido a incumplir las obligaciones de facturación, sino que se ha hecho de forma sustancial.

De tal manera que las multas impuestas en los casos anteriores se incrementarán en un 100% si se constata un incumplimiento sustancial.

Programa de facturación, un aliado para evitar incumplimientos

¿Cómo pueden las empresas evitar incumplir las obligaciones de facturación? Disponiendo de un programa de facturación integral y fácil de usar. Este tipo de software ha sido diseñado para agilizar la elaboración de la facturación emitida y recibida y evitar la comisión de errores u olvidos que puedan llevar a una empresa o un profesional a incumplir las obligaciones de facturación.

¿Por qué el programa de facturación es de enorme ayuda para eludir los errores y esquivar problemas con la Agencia Tributaria?

1. Permite sistematizar la creación de facturas gracias al uso de plantillas.
2. Automatiza la incorporación de datos esenciales a las facturas como la información de la empresa o del cliente.
3. Guía a los profesionales en el proceso de creación de las facturas mostrándoles los campos esenciales que se deben cumplimentar.
4. Posibilita la impresión y envío de facturas a los clientes, incluso de forma automatizada.
5. Establece un mecanismo de rectificación de las facturas acorde con la normativa en vigor, dejando huella de todas las rectificaciones que se hacen.
6. Conserva todos los registros de facturación y las facturas de forma segura y accesible. De tal manera que se puedan remitir a los clientes y a la AEAT cuando sea necesario.
7. Dispone de herramientas de chequeo automático para detectar errores y poder subsanarlos fácilmente.

Gracias a estas funcionalidades, un programa de facturación solvente y completo permite a las empresas y a los profesionales evitar incumplir las obligaciones de facturación y llevar a cabo esta tarea tan sensible sin invertir una gran cantidad de tiempo ni numerosos recursos.

Ningún negocio desea tener conflictos con la Agencia Tributaria, ni cometer infracciones que conlleven multas económicas. Por eso, es de vital importancia realizar la facturación de manera segura, empleando herramientas adaptadas a la normativa fiscal en vigor y que, además, son intuitivas y fáciles de manejar.