El Gobierno está a punto de aprobar la obligatoriedad para todas las empresas de realizar el registro horario de los trabajadores electrónicamente
Desde inicios de 2024, el ministerio de Trabajo, los sindicatos mayoritarios y la patronal están negociando, a la vez, la obligatoriedad del registro horario de los trabajadores en formato electrónico y la reducción de la jornada laboral.
Sin embargo, es posible que ambas cuestiones se implementen de manera separada. ¿Por qué? Para reducir la jornada de trabajo es necesario modificar el Estatuto de los Trabajadores y, por lo tanto, que el Congreso apruebe una reforma legal.
En cambio, para establecer que el registro horario de los trabajadores se lleve a cabo únicamente de manera electrónica, basta con aprobar una modificación reglamentaria. De tal forma que el Gobierno podría aprobar este cambio sin tener que pasar por el Congreso, donde no tiene mayoría.
¿Por qué se pretende imponer el registro horario de los trabajadores en formato electrónico? Para seguir reduciendo las horas extra no pagadas o compensadas.
Según datos del ministerio, desde 2015, la Inspección de Trabajo ha recaudado 15 millones de euros en sanciones a empresas por incumplimientos relacionados con las horas extraordinarias.
¿Cómo será el registro horario de los trabajadores en formato electrónico? ¿Qué requisitos deberán cumplir los programas que empleen las empresas para realizarlo? ¿Se modificará la cuantía de las sanciones a las empresas?
A continuación, respondemos a estas cuestiones abordando las claves de la obligatoriedad del registro horario de los trabajadores por medios electrónicos.
1. El registro horario de los trabajadores tendrá que ser sí o sí electrónico
A lo largo de los últimos meses, el ministerio de Trabajo ha ido desgranando las características esenciales de la reforma del registro horario de los trabajadores que pretende implementar.
La primera de ellas es que el registro horario de los trabajadores deberá hacerse por medios electrónicos. Es decir, empleando programas de registro de jornada laboral o software de gestión con control horario.
Esto supondrá desterrar para siempre el registro horario de los trabajadores en papel, que aún sigue empleando en miles de empresas en nuestro país.
Así, todas las empresas de nuestro país estarán obligadas a realizar el control horario de las jornadas laborales usando un software.
2. Deberá resultar difícil modificar los registros
¿Por qué el ministerio de Trabajo aboga por modificar el registro horario de los trabajadores para que solo pueda realizarse electrónicamente? Para garantizar que los registros son veraces y no se pueden alterar. De tal manera que las horas extras efectivamente realizadas se reflejen en los datos de control horario.
Por ello, los programas y software de gestión que permitan realizar el control de las jornadas laborales deberán garantizar la integridad de los registros y evitar que se puedan realizar modificaciones sin que quede constancia de ellas.
Al fin y al cabo, debemos ser conscientes de que en el registro horario de los trabajadores se pueden cometer errores. Pensemos, por ejemplo, en un profesional que se olvida de marcar el inicio de su jornada de trabajo o la terminación de la misma. Los programas de control horario deben permitir la modificación de los errores, a la vez que garantizan la veracidad de la información registrada.
3. Tendrá que ser posible facilitar el intercambio de información con la Inspección de Trabajo
Otra de las características que deberán cumplir los software que se empleen para realizar el registro horario de los trabajadores es la interoperabilidad.
¿Qué significa esto? Que las soluciones deberán posibilitar el intercambio de información con la Inspección de Trabajo. De tal manera que los inspectores puedan revisar la información sobre control de jornadas laborales de las empresas en remoto.
La interoperabilidad con una plataforma de la Administración no es una novedad. La facturación electrónica obligatoria también conllevará que las facturas se puedan enviar a la AEAT.
Además, actualmente en el País Vasco ya es obligatoria la facturación electrónica y los programas de facturación empleados para realizar las facturas ya cumplen con esta interoperabilidad y estén conectadas con TicketBAI, la plataforma del Gobierno Vasco y las tres diputaciones forales.
Por ende, los software de gestión que ya están adaptados a TicketBAI, parten con ventaja de cara a garantizar la interoperabilidad con la Inspección de Trabajo.
4. Se tendrá que tener en cuenta las especificidades de cada sector
Más allá de las cuestiones que venimos de desgranar, el ministerio ya ha anunciado que los requisitos del registro horario de trabajadores en formato electrónico no serán iguales para todos los sectores y empresas.
¿Por qué? Hay negocios con características especiales. Pensemos, por ejemplo, en el sector primario. Además, también hay relaciones laborales diversas.
Por todo ello, el desarrollo normativo de esta nueva obligación deberá contemplar estas diferencias y casos especiales.
5. Las multas podrían pasar de 7.500 euros por empresa a 7.500 por trabajador
Más allá de obligar a las empresas a realizar el registro horario de los trabajadores por medios electrónicos, el ministerio plantea la modificación de las sanciones económicas por incumplimientos relacionados con el control horario.
Actualmente, estas sanciones van desde los 750 euros hasta los 7.500 euros, en función de la gravedad del incumplimiento. Si bien estas sanciones se imponen a cada empresa por todas las infracciones detectadas con respecto al registro de las jornadas.
De tal forma que 7.500 euros es una cifra notable para una pyme, pero en cambio es un importe muy reducido para las grandes empresas.
Como consecuencia de ello, Trabajo contempla modificar la normativa y que las sanciones se impongan por cada trabajador afectado por un incumplimiento en el control horario. Esto implicaría que el importe de las multas pudiera multiplicarse y ascender a cifras notables.
Eso sí, debemos tener en cuenta que para modificar las sanciones es necesario reformar la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Es decir, que el Gobierno debe tener mayoría en el Congreso para sacar adelante este cambio legal.
En definitiva, la reforma del registro horario de los trabajadores es inminente. A corto plazo, las empresas deberán usar soluciones como un software de gestión con control horario para registrar las jornadas laborales. Estas herramientas deberán cumplir con requisitos como garantizar la integridad de la información o la interoperabilidad.
Comentarios recientes