La adaptación de los sistemas de facturación a la nueva normativa será uno de los cambios más importantes que deberán afrontar empresas y autónomos durante los próximos meses.
Aunque todavía existe margen para prepararse, adelantarse sin analizar previamente las necesidades del negocio puede provocar gastos innecesarios, como contratar nuevos programas cuando el actual puede ser actualizado, adquirir equipos que realmente no hacen falta o incluso terminar pagando por dos sistemas distintos.
Por este motivo, desde Noda Asesores recomendamos planificar la adaptación con tiempo, pero sin precipitar las decisiones.
¿Cuándo será obligatorio adaptar los programas de facturación?
Los plazos previstos actualmente son diferentes según el tipo de contribuyente:
- Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
- Autónomos y demás empresarios o profesionales afectados: deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
Por tanto, todavía existe tiempo para revisar cómo se está facturando actualmente y elegir la solución más adecuada para cada negocio.
1. Antes de comprar nada, revise cómo factura actualmente
El primer paso debería ser identificar todos los sistemas que intervienen en la facturación.
En muchos negocios no existe únicamente un programa de facturación. También pueden generar documentos:
- el TPV del establecimiento;
- una tienda online;
- un sistema de reservas;
- aplicaciones utilizadas desde móviles o tablets;
- programas específicos de gestión;
- o incluso otros sistemas auxiliares.
Cuantos más programas intervengan en la facturación, mayor será la complejidad de la adaptación.
Por ello, puede ser un buen momento para estudiar si es posible centralizar la facturación en un único sistema.
2. No es necesario buscar un programa “homologado por Hacienda”
Este punto es especialmente importante.
La Agencia Tributaria no mantiene una lista de programas “homologados” o “autorizados” para VERI*FACTU.
La normativa establece que corresponde al productor del software garantizar mediante una declaración responsable que el programa y su versión concreta cumplen los requisitos establecidos.
Por tanto, antes de contratar un nuevo programa o aceptar una actualización, resulta recomendable solicitar al proveedor información clara sobre:
- si la versión estará adaptada a la normativa;
- cuándo estará disponible;
- si la adaptación está incluida en el contrato actual;
- si tendrá algún coste adicional;
- y la correspondiente declaración responsable del sistema.
No conviene basar una decisión únicamente en reclamos comerciales como “programa homologado por Hacienda”.
3. Compruebe primero si su programa actual se va a adaptar
Uno de los errores que puede generar mayor gasto es sustituir prematuramente un programa que ya se utiliza correctamente.
Antes de adquirir otro software, conviene ponerse en contacto con el proveedor actual y preguntar:
¿Mi programa se actualizará para cumplir los nuevos requisitos y esa adaptación está incluida en mi contrato?
En algunos casos, la actualización podrá estar incluida en las cuotas de mantenimiento o en la licencia que ya se está pagando.
Si es así, contratar anticipadamente otro programa podría significar pagar dos veces por la misma necesidad.
4. VERIFACTU y NO VERIFACTU no son exactamente lo mismo
La normativa permite dos modalidades de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación.
Sistema VERI*FACTU
Los registros de facturación se remiten de forma automática a la Agencia Tributaria.
Sistema NO VERI*FACTU
Los registros no se remiten automáticamente, pero el programa debe cumplir requisitos adicionales que permitan garantizar su conservación, integridad e inalterabilidad.
La elección debe realizarse teniendo en cuenta las características de cada actividad y del programa utilizado.
Por eso, no recomendamos contratar una solución únicamente porque incluya la palabra “VERI*FACTU”, sino analizar antes qué modalidad resulta más práctica para el negocio.
5. Evite cambiar de sistema en el peor momento del año
Además de elegir correctamente el programa, también debe planificarse el momento de la transición.
Para las sociedades, el 1 de enero de 2027 puede ser una fecha especialmente lógica, ya que coincide con el inicio de un nuevo ejercicio.
En el caso de los autónomos, cuyo plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027, deberá estudiarse cada situación.
En negocios con una fuerte estacionalidad, también resulta recomendable evitar realizar el cambio durante los meses de mayor actividad.
Por ejemplo, para empresas relacionadas con el turismo, la hostelería o determinadas actividades comerciales, implantar un nuevo sistema en plena temporada alta puede generar problemas operativos innecesarios.
6. El nuevo programa debe probarse antes de utilizarlo definitivamente
No es suficiente con instalar un programa y comprobar que permite crear una factura.
Antes de utilizarlo definitivamente deberían probarse operaciones reales como:
- facturas ordinarias;
- facturas rectificativas;
- anulaciones y devoluciones;
- distintas formas de cobro;
- funcionamiento del TPV;
- posibles incidencias de conexión;
- impresión o envío de facturas;
- y el funcionamiento en momentos de mayor volumen de operaciones.
Además, el personal encargado de emitir facturas debería conocer el funcionamiento del nuevo sistema antes de que su utilización resulte obligatoria.
7. La Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita
También debe tenerse en cuenta que la Agencia Tributaria ofrece una solución gratuita de facturación en modalidad VERI*FACTU.
Puede ser una alternativa interesante para determinados profesionales y pequeños negocios con una facturación sencilla.
Sin embargo, no necesariamente será la opción adecuada para todas las actividades.
Un comercio, establecimiento de hostelería o empresa que necesite TPV, gestión de stock, reservas, integraciones o funcionalidades avanzadas puede necesitar una solución específica.
Por tanto, la elección debe realizarse en función de las necesidades reales del negocio y no únicamente atendiendo al precio del programa.
¿Qué recomendamos desde Noda Asesores?
Durante los próximos meses recomendamos a empresas y autónomos seguir una idea sencilla:
prepararse con tiempo, pero no comprar por miedo o precipitación.
Antes de realizar cualquier desembolso relacionado con VERI*FACTU conviene:
- Revisar el sistema de facturación utilizado actualmente.
- Consultar al proveedor si lo va a adaptar.
- Comprobar si la actualización está incluida en el contrato o mantenimiento.
- Solicitar información sobre la declaración responsable del programa.
- Analizar qué modalidad se adapta mejor a la actividad.
- Evitar inversiones innecesarias en nuevos TPV, ordenadores o programas hasta conocer exactamente qué será necesario.
- Planificar y probar el cambio antes de la fecha límite.
La adaptación a los nuevos sistemas de facturación será obligatoria para numerosos empresarios y profesionales, pero una correcta planificación puede evitar costes innecesarios y problemas de última hora.
En Noda Asesores podemos ayudarte
Si eres cliente de Noda Asesores, te recomendamos que no contrates ni cambies tu programa de facturación únicamente por la llegada de VERI*FACTU sin consultarnos previamente.
Analizaremos cada caso y te informaremos de las obligaciones y alternativas aplicables a tu actividad para que la adaptación se realice de forma ordenada y evitando gastos que puedan resultar innecesarios.
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